Copii de siguranță pentru contabilitate: regula 3-2-1 și greșelile frecvente
Pe scurt
- Regula 3-2-1: trei copii, pe două tipuri de suport, dintre care una în afara firmei.
- O copie de siguranță netestată nu este o copie: verifică periodic restaurarea.
- Frecvența depinde de cât de multă muncă îți permiți să refaci: pentru contabilitate, de regulă zilnic.
- Găzduirea și salvarea externă pot reduce riscul, dacă sunt clar contractate (cine, cât de des, unde, cum se restaurează).
De ce contează
Datele contabile se pot pierde din cauza defecțiunilor de disc, a erorilor umane, a virușilor, a furtului sau a incendiilor. Refacerea lor din documente poate dura zile, iar termenele fiscale nu așteaptă.
Regula 3-2-1
- 3 copii ale datelor (originalul plus două copii);
- pe 2 tipuri diferite de suport (de exemplu disc local și server extern);
- 1 copie în afara sediului (în altă clădire sau într-un centru de date).
Cât de des
Întreabă-te: câtă muncă poți reface dacă pierzi datele de azi? Pentru o firmă cu înregistrări zilnice, o copie pe zi este un minim rezonabil; pentru volum mare, mai des.
Testează restaurarea
- O dată pe lună, restaurează o copie pe alt calculator sau într-un folder de test.
- Deschide baza și verifică ultimele documente și un raport (de exemplu balanța).
- Notează cât a durat; ăsta este timpul tău real de refacere.
Greșeli frecvente
- Copia este pe același calculator sau pe același disc cu originalul.
- Nimeni nu verifică dacă salvarea automată chiar rulează.
- Copiile nu sunt protejate cu acces restricționat sau cu parolă.
- Se păstrează o singură versiune, suprascrisă zilnic, deci o eroare descoperită cu întârziere nu mai poate fi recuperată.
Găzduire și salvare externă
Un furnizor poate găzdui baza de date pe servere administrate, cu salvări la intervale stabilite contractual. Clarifică în contract: intervalul copiilor, locul stocării, câte baze de date sunt incluse, în cât timp se restaurează și cine răspunde.
Articol de ghidare generală. Cerințele de arhivare ale documentelor contabile sunt prevăzute de lege; confirmă termenele de păstrare cu expertul contabil.