e-Factura: reguli esențiale, termene și greșeli de evitat
Pe scurt
- e-Factura este sistemul național de facturare electronică, cu transmitere prin Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF.
- Este obligatorie în relațiile între firme (B2B) din 1 ianuarie 2024 și în relațiile cu persoanele fizice (B2C) din 1 ianuarie 2025.
- Factura se transmite în format XML standardizat, în termen de 5 zile lucrătoare de la emitere.
- Majoritatea respingerilor vin din date lipsă sau greșite: cod fiscal, cote de TVA, unități de măsură, adresă.
Ce este RO e-Factura
RO e-Factura este sistemul național prin care facturile se transmit și se primesc electronic prin Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF. Factura are un format XML standardizat (UBL, conform specificațiilor naționale CIUS-RO), nu un PDF obișnuit. Beneficiarul o poate descărca din SPV, iar ANAF primește datele în timp real.
Cine și de când
- Tranzacții între firme (B2B): obligatorie din 1 ianuarie 2024.
- Vânzări către persoane fizice (B2C): obligatorie din 1 ianuarie 2025.
- Anumite situații sunt excluse sau tratate special; lista și condițiile se verifică în legislația în vigoare.
Termenul de transmitere
Factura se transmite în SPV în cel mult 5 zile lucrătoare de la data emiterii. Încadrarea în termen se dovedește prin înregistrarea transmiterii în sistem; păstrează dovada.
Cum funcționează în practică
- Emiți factura în programul de facturare sau de gestiune.
- Programul generează fișierul XML și îl transmite către ANAF (direct sau printr-o aplicație auxiliară de transmitere).
- ANAF validează fișierul și îl marchează ca acceptat sau respins.
- Dacă este respinsă, corectezi eroarea și retransmiți.
- Facturile primite de la furnizori se preiau din SPV și se înregistrează în contabilitate și în gestiune.
Cum eviți respingerile
- Verifică codul fiscal al clientului (cu sau fără prefix RO, după regimul de TVA).
- Folosește cote și categorii de TVA corecte, inclusiv pentru scutiri și taxare inversă.
- Completează unitățile de măsură și adresa conform nomenclatoarelor.
- Păstrează certificatul digital și accesul la SPV valabile.
e-Factura și e-Transport
Pentru anumite bunuri aflate în transport, e-Transport cere obținerea unui cod UIT înainte de deplasarea mărfii. Cele două sisteme sunt separate, dar se pot gestiona din același program de gestiune, dacă acesta le integrează.
Articolul are scop informativ și nu înlocuiește consultanța unui expert contabil. Regulile e-Factura au fost modificate de mai multe ori; confirmă termenele și sancțiunile în legislația în vigoare.